Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Oulun Konttoripiste Oy
Y-tunnus: 0729081-3
Osoite: Ratakatu 12
Puhelin: 044 7447 007

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Nimi: Kari Lukkarila
Sähköpostiosoite: info@oulunkonttori.fi

3. Kenen tietoja kerätään?

• Asiakkaat
• Potentiaaliset asiakkaat

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja kerätään asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista markkinointiin liittyen sekä laitteisiin liittyvien huoltosopimusten pääkäyttäjistä ja kontaktihenkilöistä.

5. Mitä tietoja kerätään?

Rekisterissä voi olla nimi, yrityksen osoite, työpuhelinnumero ja sähköpostiosoite.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ylläpitämisen ajan. Asiakkuuden päätyttyä poistamme henkilötiedot tai sovittaessa säilytämme tietoa pitempään.

Yhteystiedot poistuvat rekisteristä 6 kk kuluessa siitä kun markkinointi toimenpiteet päättyvät tai asiakkaalla ollut huoltosopimuslaite poistuu käytöstä. Sähköpostin kautta tulleet kontaktitiedot poistuvat viimeistään 6 kk kuluessa sähköposti logien siivouksen yhteydessä. Emme lähetä säännöllistä sähköistä tai muunlaista uutiskirjettä eikä tätä varten pidetä asiakasrekisteriä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö luovuttaa itse henkilötietonsa joko verkkovierailun tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen kanssakäymisen yhteydessä.

8. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet. Pyynnöt ohjataan osoitteeseen:

info@oulunkonttori.fi tai
Oulun Konttoripiste Oy, Ratakatu 12, 90130 Oulu

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
  Sinulla on oikeus tarkastaa hallussamme olevat henkilötietosi. Mikäli havaitset tiedoissa puutteita voit pyytää meitä täydentämään ne ottamalla yhteyttä ylläolevaan osoitteeseen.
• Vastustamisoikeus
  Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos koet meidän käyttäneen niitä väärin.
• Poisto-oikeus
  Sinulla on oikeus pyytää poistamaan sinusta kerätty henkilötieto tai voit pyytää poistamaan ne henkilötiedot, jotka koet tarpeettomiksi asiakassuhteen hoitamista varten.
• Suoramarkkinointikielto
  Sinulla on oikeus kieltää käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin, etämyyntiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, profilointiin, henkilömatrikkeliin tai sukututkimukseen.
• Valitusoikeus
  Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet toimintamme olevan ristiriidassa tietosuojalainsäädännön kanssa.

9. Tietojen luovutukset

Emme luovuta asiakkaiden tietoja tai asiakasrekistereitä kolmansille tahoille. Sisäverkon työasemilla olevat sähköposti osoitteistot on suojattu palomuureilla ja asianmukaisilla salasanoilla. Sähköpostipalvelimen ylläpitäjä Netplaza Oy:llä on omat kattavat tietosuojakäytännöt.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle ja jos tietoja säilytetään palvelinkeskuksissa, ne sijaitsevat pääsääntöisesti Suomessa. Infonäyttöjen media tietoja voidaan säilyttää Saksassa sijaitsevilla palvelimilla mutta mediatietojen mukana ei ole henkilötietoja. Android puhelimien yhteystiedot ovat varmuuskopioituna Googlen pilvipalvelussa salasanoin suojattuna.

Varmuuskopioinnin yhteydessä joitakin tietoja voidaan siirtää EU/ETA -alueen ulkopuolelle, tällä varmistetaan tietojen säilyvyys vikatilanteessa, jossa pääpalvelimet menevät epäkuntoon.

Olemme varmistaneet palveluntarjoajien kuuluvuuden EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield -ohjelmaan, jonka tehtävänä on turvata eurooppalaisten henkilötietojen tietoturva Yhdysvalloissa.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoturvakriittistä tietoa säilytetään yrityksen sisäverkossa olevilla työasemilla.

Kaikki työasemat ovat salasanalla suojattuja ja salasanat vaihdetaan 3 kk välein. Aineisto on pääasiassa digitaalisessa muodossa. Jos tietoja listataan tilapäisesti tulostettuna, niiden hävittämisestä on sovitut käytännöt yrityksessä.

Yrityksessä ei käytetä tällä hetkellä myynnin hallintaohjelmistoa (CRM), jonne henkilöiden yhteystietoja voisi kertyä. Laskutus hoidetaan pilvipohjaisella laskutusohjelmistolla, jonka palvelimet sijaitsevat Suomessa. Jos rekistereitä säilytetään tilapäisesti paperiversioina, ne ovat lukituissa kaapeissa.

Yrityksen tietoihin on pääsy vain yrittäjillä, ei millään ulkopuolisella taholla.

Henkilötietojen ja asiakasrekistereiden tietoturvallinen säilyttäminen on huomioitu korostetusti yrityksessämme.

12. Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selainta tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeiden avulla tunnistamme seuraavia asioita ja pystymme niiden avulla seuraamaan sivuston analytiikkaa, joka auttaa meitä parantamaan toimintaamme:

• IP -osoite -kellonaika
• vieraillut sivut
• selaintyyppi
• mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut verkkosivuille

Käytämme myös evästeitä turvaamaan sivustoamme, käyttäessämme Wordfence suojausliitännäistä.